POLITICA DE DATOS PERSONALES
RAZÓN SOCIAL: EQUIPAMIENTO Y SOLUCIONES S.A.S
NIT. 901.415.086-3
DIRECCIÓN: CALLE 1E # 9B-45 ALFONSO LOPEZ
TELÉFONO: 3202775193 – 311362650
CORREO ELECTRÓNICO: protecciondatos.equipamiento@gmail.com
PAGÍNA WEB: https://equipamientoysoluciones.com
CAPITULO I.
ASPECTOS GENERALES.
1.1 OBJETO.
Definir el procedimiento para la protección, recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión y grabación de los datos personales, dando cumplimento a la ley 1581 de 2012, reglamentada parcialmente por el decreto 1377 de 2013 … “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” …
1.2 SUSTENTO NORMATIVO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN.
La empresa Equipamiento y Soluciones S.A.S dará cumplimiento al Artículo 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia y a la LEY ESTATUTARIA 1581 DE 2012, la cual constituye el marco general de la protección de los datos personales en Colombia y reglamentada parcialmente por el decreto 1377 de 2013.
Así mismo la empresa EQUIPAMIENTO Y SOLUCIONES S.A.S se compromete a respetar los principios rectores establecidos en la ley 1581 de 2012 , reglamentada parcialmente por el decreto 1377 de 2013, específicamente en el artículo 4; Principio de legalidad, Principio de finalidad, Principio de libertad, principio de veracidad o calidad, principio de transparencia, principio de acceso y circulación restringida, principio de confidencialidad y por último de la seguridad, la recolección de los datos personales será estrictamente la adecuada para los fines y objetos que tenga previstos el desarrollo de la empresa; en ningún caso se podrán recolectar datos personales sin autorización del titular.
CAPÍTULO II
RESPONSABILIDADES, DEBERES Y DERECHOS.
2.1 DEBERES DE EQUIPAMIENTO Y SOLUCIONES S.A.S COMO RESPONSABLE FRENTE AL USO DE DATOS PERSONALES.
La empresa EQUIPAMIENTO Y SOLUCIONES S.A.S, es la responsable de la protección de datos personales y se compromete a garantizar el uso adecuado de los datos suministrados, designando canales de comunicación específicos, así mismo dando cumplimiento al artículo 17 de la ley 1581 de 2012, el cual enuncia los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento;
h) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
l) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
PARÁGRAFO: La empresa EQUIPAMIENTO Y SOLUCIONES S.A.S se acoge al artículo 8 del decreto 1377 de 2013, conservando la prueba de la autorización otorgada de los titulares para el tratamiento de datos personales.
2.2 DEBERES DE EQUIPAMIENTO Y SOLUCIONES S.A.S COMO ENCARGADOS PARA UTILIZACIÓN DE DATOS PERSONALES.
La empresa EQUIPAMIENTO Y SOLUCIONES S.A.S, cuenta con una dependencia encargada para la protección de datos personales, se acoge a los deberes establecidos en el artículo 18 de la ley estatutaria 1581 de 2012, reglamentada parcialmente por el decreto 1377 de 2013.
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
d) Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
g) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley;
h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
2.4 DEBERES RESPECTO DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO.
a) Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares.
b) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
2.5 DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.
La empresa EQUIPAMIENTO Y SOLUCIONES S.A.S, respaldará el ejercicio de los derechos de los titulares de los datos personales suministrados.
El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento, este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el Tratamiento
c) Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
2.6 DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES EN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
La empresa EQUIPAMIENTO Y SOLUCIONES S.A.S procurará el respeto por los derechos de los niños, niñas y adolescentes, de acuerdo con lo preceptuado en el artículo 7 de la ley 1581 de 2012.
PARÁGRAFO: Para efecto del ejercicio de los derechos antes descritos, del titular del derecho o el representante del menor, deberá acreditar su identidad para el goce efectivo de los mismos.
CAPÍTULO III
FINALIDAD.
3.1 FINALIDAD DE LA RECOLECCIÓN DE DATOS DE LA EMPRESA EQUIPAMIENTO Y SOLUCIONES S.A.S
La finalidad de la recolección, almacenamiento, uso, actualización de datos personales se realizará únicamente para los fines específicos, determinados por la empresa, EQUIPAMIENTO Y SOLUCIONES S.A.S, en el momento de su recolección, previos al consentimiento del titular, por ningún motivo se venderá, transmitirá o divulgará la información, salvo que exista o sea necesario para un proceso de consolidación, adquisición, reestructuración de la sociedad o algún otro periodo por la ley.
Así mismo se podrá hacer uso de los datos personales para las siguientes funciones:
• Ejecutar la relación contractual existente con clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones.
• Proveer servicios y/o productos requeridos por los usuarios.
• Informar sobre nuevos productos, servicios y los cambios sobre los mismos.
• Enviar por medio físico, electrónico, celular, vía mensajes de texto o a través de cualquier otro medio de comunicación, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos, servicios y eventos con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas o concursos de carácter comercial o publicitario
• Desarrollar el proceso de selección, evaluación y vinculación laboral.
• Registrar la información de empleados o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de EQUIPAMIENTO Y SOLUCIONES S.A.S.
• Los datos indicados en la autorización otorgada por el titular o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso.
PARÁGRAFO: en caso de que la empresa EQUIPAMIENTO Y SOLUCIONES S.A.S, subcontraten con terceros podrá utilizar los datos personales suministrados para las funciones determinadas, así mismo se les advertirá a los terceros, las medidas de seguridad que se deben tomar respecto de la información.
CAPÍTULO IV.
TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS.
4.1 La transferencia y transmisión de datos por parte de la empresa EQUIPAMIENTO Y SOLUCIONES S.A.S a terceros, tanto nacionales, como internacionales, se realizará únicamente de acuerdo con lo dispuesto en la ley, previa autorización expresa del titular de los datos, cuando sea requerido y se garantizará que los destinatarios de los datos cumplan con las medidas de protección y seguridad adecuadas.
CAPÍTULO V
MODO DE OBTENER LA AUTORIZACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES.
5.1 AUTORIZACIÓN DEL TITULAR.
La empresa EQUIPAMIENTO Y SOLUCIONES S.A.S dando cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, modificado por el artículo 7 del decreto 1377 de 2013, como Responsables del Tratamiento de datos personales estableceremos mecanismos para obtener la autorización de los titulares o de quien se encuentre legitimado, que garanticen su consulta, Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos o tecnológicos que faciliten su manifestación automatizada. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste
(i) por escrito,
(ii) de forma oral o
(iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.
5.2 SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN
La información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos.
5.3 PERSONAS A QUIEN SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN
La empresa EQUIPAMIENTO Y SOLUCIONES S.A.S en concordancia con lo preceptuado en el artículo 20 del decreto 1377 de 2013, el suministro de información podrá ejercerse por las siguientes personas:
1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
4. Por estipulación a favor de otro o para otro.
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
5.4. REGISTRO DE LAS BASES DE DATOS ESTRUCTURADAS POR EQUIPAMIENTO Y SOLUCIONES S.A.S
La empresa EQUIPAMIENTO Y SOLUCIONES S.A.S llevará un registro de las bases de datos que administra, en cumplimiento de las disposiciones legales, pertinentes y las regulaciones establecidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
CAPÍTULO VI
AVISO DE PRIVACIDAD Y MEDIDAS DE SEGURIDAD.
6.1 AVISO DE PRIVACIDAD POR EQUIPAMIENTO Y SOLUCIONES S.A.S
Si la empresa EQUIPAMIENTO Y SOLUCIONES S.A.S no puede poner disposición del Titular las políticas de tratamiento de la información, los responsables deberán informar por medio de un aviso de privacidad al titular sobre la existencia de tales políticas y la forma de acceder a las mismas, de manera oportuna y en todo caso a más tardar al momento de la recolección de los datos personales.
6.2 MEDIDAS DE SEGURIDAD POR EQUIPAMIENTO Y SOLUCIONES S.A.S
La empresa EQUIPAMIENTO Y SOLUCIONES S.A.S implementará y mantendrá las medidas de seguridad técnicas, administrativas y humanas necesarias para proteger los datos personales contra el acceso no autorizado, la pérdida, la destrucción, el uso, la modificación o la divulgación indebida de la información, de acuerdo con las disposiciones de la legislación colombiana.
CAPITULO VII
PROCEDIMIENTO.
7.1 CONSULTAS.
Las consultas serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término
7.2 CONTACTO.
Para las consultas que pretendan ser realizadas a EQUIPAMIENTO Y SOLUCIONES S.A.S relacionadas con la protección de datos personales, los titulares de los datos podrán contactar a la empresa a través del correo electrónico protecciondatos.equipamiento@gmail.com, a los teléfonos 3202775193 – 3113626520 para tal fin, según lo establecido en la política de privacidad de la empresa.
7.3 PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS:
Las peticiones, quejas o reclamos deberán expresar los datos de identificación del Titular, descripción de los hechos relevantes de la reclamación, los datos de notificaciones personales y los documentos que desea hacer valer, el interesado deberá acreditar la identidad como titular del derecho o representante, en casos en que se haya otorgado poder a 3ros deberá anexar el mismo para acreditar la legitimidad en la causa.
Si no contiene lo solicitado en el párrafo anterior, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud para corregir errores. (2) meses después de la fecha sin que presente lo requerido por la empresa EQUIPAMIENTO Y SOLUCIONES se entenderá el retiro tácito de la reclamación
En caso de que quien reciba la solicitud no sea el área competente, en un término de cinco (5) días hábiles, se dará traslado a la respectiva área encargada, con el fin de que estas solicitudes sean tramitadas de manera oportuna y se regirá por los términos establecidos en la ley 1755 de 2015.
CAPITULO VIII
8.1 FECHA DE ENTRADA EN VIGOR:
La presente Política de Datos Personales fue creada el día 18 de octubre de 2023 y entra en vigencia a partir del día 19 de octubre de 2023. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de la dirección electrónica: protecciondatos.equipamiento@gmail.com.
Atentamente,
EQUIPAMIENTO Y SOLUCIONES S.A.S
NIT. 901.415.086-3